В конце апреля в Бековском районе состоялось выездное заседание экспертно-проверочной комиссии Управления культуры и архива Пензенской области.
В работе комиссии приняли участие работники областного архивного отдела, заведующие архивными секторами шести районов области, были приглашены сотрудники многих организаций и учреждений района, ответственные за архив и делопроизводство.
Цель проводимого мероприятия – ознакомление с работой экспертно-проверочной комиссии архивного отдела Управления культуры и архива Пензенской области, анализ представленных документов (номенклатур дел, описей) организациями - источниками комплектования муниципального архива района, подготовка дел к передаче в архив.
Перед собравшимися выступили начальник архивного отдела Управления культуры и архива Пензенской области Т.И. Зеленова, главный специалист архивного отдела Н.Н. Золотенков.
Они определили и основные задачи архивов: комплектование документами, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного материала, использование документов, хранящихся в архиве, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждений.
Присутствующие ознакомились с работой архивного сектора администрации Бековского района, обменялись опытом.
У большинства людей сложилось однообразное представление об архиве - это стеллажи, коробки, заполненные документами на пожелтевшей бумаге, старыми бланками, потрепанными протоколами, ведомостями…
Архив – это живой организм. Он постоянно пополняется новыми документами. С каждым годом у населения возрастает потребность в получении из архива различной документальной, объективной информации.
Из года в год растет прием документов по личному составу от ликвидированных организаций.
В 2012 году в архив за получением справок обратились 1420 человек, по состоянию на 25 апреля подобных документов подготовлено уже 465.
Время меняется, меняются требования. Сейчас в каждой организации района официальным распоряжением закреплены лица, ответственные за состояние архива. Работать с конкретным лицом легче, чем со специалистами различных подразделений.
В конце беседы я спросила у Л.В. Кутьяновой: «Какое мнение сложилось у участников семинара о совместной работе?» Она ответила, что руководители и коллеги из районов оценили подготовку и ход работы положительно. То, что семинар был результативным, говорит такой факт: мне позвонила участница нашего мероприятия на следующий день и попросила вернуть на доработку описи своей организации, уже подготовленные для ЭПК, чтобы привести их в соответствие с теми требованиями и рекомендациями, которые она услышала на семинаре.
С.С. Золотова, ответственная за архив и делопроизводство в прокуратуре района, выступая перед участниками семинара, подчеркнула: «Занимаясь архивом в нашей организации, я пришла к выводу о значимости архивного делопроизводства, обеспечения сохранности документов на местах для дальнейшей передачи их в архив. Сохраненные нами документы являются частью истории нашего района».
